Privacyverklaring Socalim NV
 

Inleiding

In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonlijke gegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar en voor welke doelen uw gegevens worden opgeslagen. Daarnaast vindt u ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en hoe u gebruik kunt maken van die rechten.

Deze privacyverklaring geldt voor de persoonsgegevens van onze klanten, leveranciers en (onder)aannemers die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, alsook op de noodzakelijke persoonsgegevens van derden die wij dienen te verwerken voor de uitvoering van deze overeenkomst.

In onze privacyverklaring willen wij aantonen hoe wij de gegevens van o.a. onze klanten, (onder)aannemers en leveranciers beschermen tegen verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen en onrechtmatige verwerkingen.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

Onze privacyverklaring kan gewijzigd worden. Het is aangeraden om deze dan ook periodiek te raadplegen.

Socalim houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dd. 27/04/2016 en de Privacywet dd. 08/12/1992.

Persoonsgegevens die worden verwerkt

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die u als natuurlijk persoon kunnen identificeren.

Er zijn verschillende types persoonsgegevens die met elkaar gecombineerd kunnen worden:

-        Identificatiegegevens;

-        Financiële gegevens;

-        Elektronische gegevens;

-        Sociale, maatschappelijke en werk- gerelateerde gegevens;

-        Gerechtelijke gegevens.


Socalim kan persoonsgegevens over u of over uw bedrijf verwerken om de volgende redenen:

-        Doordat u gebruik maakt van de diensten van Socalim;

-        Omdat u deze zelf heeft doorgestuurd naar info@socalim.be of afwerking@socalim.be;

-        Omdat u deze zelf bij het invullen van een contact/offerteformulier op de website aan Socalim verstrekt.

Socalim kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

-        Uw voor- en achternaam;

-        Bedrijfsnaam;

-        Adresgegevens;

-        Telefoonnummer of Gsm-nummer;

-        Emailadres;

-        Bankrekeningnummer;

-        Ondernemingsnummer;

-        Alle andere persoonlijke gegevens die u aan ons doorgeeft.

Wij wijzen u erop dat u zelf de verantwoordelijkheid draagt voor al de gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

Wij maken gebruik van Analytics.

Wij maken geen gebruik van Cookies.

Occasioneel verzamelen wij onrechtstreeks publieke gegevens zoals gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of als het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt, zoals informatie op uw website.

Het kunnen ook publieke gegevens zijn, omdat ze algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Informatie op de KBO en Graydon behoren hier ook toe.

Het doel van de verwerking

Bij klanten, leveranciers en (onder)aannemers:

Het doel tot verwerken:

-        Uitvoering van onze overeenkomst;

-        Beheer van de leveranciers, klanten en (onder)aannemers;

-        Boekhouding: voldoen aan de wettelijke verplichting van het opstellen van facturen voor de verkoop en levering van goederen en diensten.

Rechtsgrond van de verwerking:

-        Uitvoering van de overeenkomst;

-        Vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen;

-        Gerechtvaardigd belang.

Wij kunnen hiervoor de volgende gegevens verzamelen:

-        Identiteitsgegevens;

-        Contactgegevens;

-        Identiteits- en contactgegevens (sub)(onder)aannemers;

-        Personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen;

-        Bij elektronische aanwezigheidsregistratie kunnen E-ID-gegevens of Limosanummer verwerkt worden.

Wij verwerken uw persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daarom verzoekt, en/of om u schriftelijk (per email of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch niet bereikt kunt worden.

Als u ons telefonisch contacteert, kan de persoon die u aan de lijn heeft uw naam, voornaam en telefoonnummer noteren om door te geven aan een collega om u terug te bellen.

Daarnaast kan Socalim uw persoonsgegevens gebruiken in het kader van het voorbereiden, uitvoeren of beëindigen van een met u gesloten overeenkomst van opdracht.

In ons offerteformulier wordt er echter enkel gevraagd om de benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden.

Wanneer u een email of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden.

Als u bijvoorbeeld contact met ons opneemt via e-mail, kunnen we de door u verstrekte persoonlijke gegevens gebruiken om u te antwoorden.

Als u contact met ons opneemt over een vacature, kan de door u verstrekte informatie worden gebruikt om u in overweging te nemen voor de vacature. We kunnen de door u verstrekte persoonlijke gegevens ook combineren met informatie die door ons is verkregen van derden.

Al uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers of die van een derde partij. Wij verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacybeleid tenzij we van tevoren uw toestemming hiervoor hebben verkregen.  

De informatie wordt niet met derden gedeeld tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u, bijvoorbeeld met een van onze onderaannemers, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. U kunt ons ook zelf toestemming geven om uw gegevens aan derden te verstrekken. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

In enkele gevallen kan de informatie intern gedeeld worden. Onze werknemers  zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren. Uw persoonlijke gegevens zullen ook niet worden doorgegeven aan een land buiten de Europese Unie.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder ouderlijke toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, mag u contact met ons opnemen zodat wij de informatie kunnen verwijderen.

U kunt deze site ook gebruiken zonder uw persoonlijke gegevens te verstrekken, hoewel dit de mogelijkheid kan beperken om bepaalde informatie te verkrijgen.

Bewaringstermijn

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doelstellingen waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan geldende wettelijke eisen aan rapportage of het bewaren van documenten.

Uw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt.

Op het moment dat u contact met ons opneemt, worden de gegevens die u meestuurt zoals uw naam, bedrijfsnaam, emailadres, … opgeslagen op de mailserver. Die mails worden tot maximaal twee jaar terug bewaard.

Gegevens worden maximaal 7 jaar na laatste gebruik behouden omwille van het feit dat fiscale documenten (facturen) minstens 7 jaren moeten worden bijgehouden. Indien wij op basis van specifieke wetgeving uw gegevens langer moeten bewaren of noodzakelijk zijn in geval van een lopend geschil, zijn wij er ook aan gehouden dit te doen.

Beveiliging

Socalim neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging en vernietiging tegen te gaan. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van Socalim of die van een derde partij.

Er is echter geen aanvullende actie ondernomen voor het beveiligen van gegevens die aan de site van Socalim worden verstrekt. Dergelijke transmissies zijn onderhavig aan normale internetbeveiligingsrisico's. Zoals vermeld is geen enkele internet- of e-mailtransmissie volledig veilig of vrij van fouten. In het bijzonder e-mail die naar deze site wordt verzonden is mogelijk niet veilig. U dient daarom zorgvuldig te overwegen welke informatie u naar ons verzendt. Houd hier rekening mee wanneer u via internet persoonlijke gegevens bekend maakt bij Socalim of bij anderen. Als u wachtwoorden, ID-nummers of andere speciale toegangsfuncties op deze site gebruikt, bent u bovendien verantwoordelijk voor het beschermen hiervan

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door Socalim verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met Socalim via:

Email: info@socalim.be

Postadres: Centrum-Zuid 2028, 3530 Houthalen

Vestigingsadres: Zwaluwenstraat 15A, 1000 Brussel

Inschrijvingsnummer KBO: 0879.643.906

Telefoon: +32 (0)11 54 71 06

Indien u denkt dat er inbreuken worden begaan betreffende uw persoonlijke gegevens, kunt u een klacht indienen bij de Privacycommissie.

Er worden van uw persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. Indien dit toch gebeurt, zullen de fysieke kopieën achter slot en grendel worden bewaard, met dezelfde bewaringstermijnen als hierboven beschreven.

Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

De elektronische persoonsgegevens zijn wachtwoord beveiligd en kunnen worden bewaard in de Cloud.

Uw rechten

U heeft het recht om ten alle tijden uw gegevens op  te vragen, te wijzigen of te wissen. Dit kunt u door een email te sturen naar info@socalim.be .

U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. U kunt zich echter niet verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang voor zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor hun doeleinden.

Wij ondernemen hiervoor dan redelijke stappen en streven ernaar om binnen de 2 weken te reageren.

Zelfs als u ons heeft verzocht uw persoonlijke gegevens te verwijderen, behoudt Socalim zich het recht voor om deze gegevens in onze archieven te bewaren in bepaalde beperkte omstandigheden. Bijvoorbeeld wanneer dergelijke persoonlijke gegevens nodig zijn om meningsverschillen op te lossen of problemen op te lossen.

Als Socalim een gedeelte van deze persoonlijke gegevens voor dergelijke doeleinden moet bewaren, zal Socalim al het redelijke in werk stellen om de persoonlijke gegevens te beperkten tot hetgeen noodzakelijk is voor het desbetreffende doeleinde.

Daarnaast erkent u dat vanwege technische beperkingen en het feit dat wij back-ups maken van onze systemen, er ook na verwijdering persoonlijke gegevens kunnen achterblijven op onze systemen, hoewel de persoonlijke gegevens niet actief worden verwerkt. U dient daarom niet te verwachten dat uw persoonlijke gegevens volledig van onze systemen zullen worden verwijderd in reactie op uw verzoek.

Koppelingen naar andere websites

Deze privacyverklaring geldt alleen voor deze site. Deze site kan het frame vormen voor of verwijzingen of koppelingen bevatten naar andere websites die niet worden beheerd of gecontroleerd door Socalim (de zogenaamde sites van derden). Voor geen van deze sites gelden het beleid en de procedures die wij hier beschrijven. Koppelingen op deze site naar sites van derden houdt niet in dat Socalim deze sites heeft gezien of ermee instemt. Wij raden u aan rechtstreeks contact op te nemen met die sites voor informatie over hun beleid met betrekking tot privacy, beveiliging en het verzamelen en verspreiden van gegevens.

Slot

Deze site kan veranderen. Het is daarom mogelijk dat Socalim soms wijzigingen moet aanbrengen in deze privacyverklaring. Socalim behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op enig moment bij te werken of te wijzigen zonder voorafgaande kennisgeving. Neem deze verklaring regelmatig door, met name voordat u persoonlijke gegevens levert. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25/05/2018.

Het door u voortgezette gebruik van deze site na wijzigingen of herzieningen van deze privacyverklaring geeft aan dat u akkoord gaat met de voorwaarden van de herziene privacyverklaring.

We controleren regelmatig of we aan dit privacybeleid voldoen. Als u vragen heeft over dit privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen.

Naam: Steffi Houben
Adres: Centrum-Zuid 2028, 3530 Houthalen-Helchteren
Telefoonnummer: +32(0)11 54 71 06
Emailadres: info@socalim.be